Privacystatement HUPHUP

Omdat wij, HUPHUP, willen weten wat je doel en je vooruitgang/resultaat is en of er belangrijke beperkende factoren zijn die noodzakelijk zijn voor de trainers om te weten, hebben wij je persoonsgegevens nodig. Deze gegevens verzamelen we tijdens je proeftraining, je inschrijving en je trainingen worden enkel gebruikt door de medewerkers binnen onze organisatie. HUPHUP geeft geen persoonsgegevens aan derden tenzij daar een concrete aanleiding voor is zoals:

  • We registreren je gegevens in Milon-Care zodat we jou een maatwerk trainingsprogramma kunnen aanbieden en we een overzicht hebben op je behaalde resultaten.
  • We registreren je gegevens in de software van vTiger CRM om je te kunnen contacteren en/of motiveren mocht je een tijdje niet geweest zijn of je afspraak hebben gemist. Daarnaast houden we je op de hoogte van de laatste nieuwtjes (bv. via onze nieuwsbrief), promoties en/of acties.

Je hebt altijd de mogelijkheid je gegevens in te zien of om aan te geven dat je niet meer wenst dat we de gegevens gebruiken voor één of meerdere doeleinden. 

Als lid ben je altijd zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren van je contactgegevens. Bij wijziging van (mail)adres of andere gegevens blijf je er zelf verantwoordelijk voor dat wij die kunnen verwerken in de verschillende programma’s waarmee we werken. 

Indien gewenst kan je ons privacydossier inzien. Hierin maken we duidelijk welke stappen wij als organisatie zetten om jouw privacy op de juiste manier te verwerken.

Samenvatting privacydossier

Sinds de komst van de AVG heeft HUPHUP, in de persoon van Karl Peeters als data protection officer, ervoor gezorgd op de hoogte te zijn van de wensen en plichten van onze organisatie. Voor meer informatie over de verwijdering van jouw gegevens, kun je Karl Peeters contacteren via email: privacy@HUPHUP.be.

Onderstaande leveranciers verwerken voor HUPHUP persoonsgegevens:

  • Milon Care – Is de software van de Milon toestellen. Hierin staan behalve je naam ook geboortedatum, gewicht, eventuele (medische)klachten en je trainingsgegevens. Deze gegevens zijn nodig zodat de trainers op de hoogte zijn van je resultaten, indien nodig contact met je kunnen opnemen en altijd kunnen zorgen voor een veilige, verantwoorde en uitdagende training met begeleiding op maat.
    Milon GmbH heeft een verwerkersovereenkomst ondertekend met HUPHUP waarin ze kenbaar maken dat ze alle plichten naleven die voortkomend uit de AVG.
  • Control+ofInsight/Boss– Zijn de softwarepakketen die ervoor zorgt dat we toegangscontrole hebben en incassobetalingen (betaling via domiciliëring) kunnen opmaken. Hierin staan je naam, adres, e-mail en bankgegevens. Deze gegevens zorgen ervoor dat we maandelijks de betallingen kunnen ontvangen en inzicht hebben in de juiste verwerking van de overeenkomst van onze leden.
    Control+ICT en Insight/Boss hebben een verwerkersovereenkomst ondertekend met HUPHUP waarin ze kenbaar maken dat ze alle plichten naleven die voortkomend uit de AVG. Het is hier dat ook je trainingsafspraken in bijgehouden en opgevolgd worden.
  • HUPHUP.be/HUPHUP.nl – is de website van HUPHUP. Via de website kan je op basis van je naam, GSM-nummer en email-adres meer informatie opvragen rond de mogelijkheden die we in onze clubs voor jou kunnen aanbieden. Deze gegevens worden enkel en alleen gebruikt om jou hierover te contacteren en informeren.
    Yappa – het bedrijf dat instaat voor het onderhoud van onze website - heeft een verwerkersovereenkomst ondertekend met HUPHUP waarin ze kenbaar maakt dat ze alle plichten naleven die voortkomend uit de AVG.
  • vTiger CRM – is de software die ervoor zorgt dat we onze leden kunnen informeren over specifieke acties, contacteren en afspraken maken waarmee wij periodiek contact houden met onze trainers en eventueel uitval te voorkomen.
    IT.Journey zorgt voor het onderhoud van deze applicatie, en heeft een verwerkersovereenkomst ondertekend met HUPHUP waarin ze kenbaar maken dat ze alle plichten naleven die voortkomend uit de AVG.
  • Clubplanner – is de software die ervoor zorgt dat we onze leden kunnen volgen en afspraken kunnen maken teneinde periodiek contact te houden met onze trainers en eventueel uitval te voorkomen. Hierin staan ook alle gegevens die in Insight/Boss worden opgeslaan en wordt een historie opgebouwd van afspraken.
    Clubplanner heeft een verwerkersovereenkomst ondertekend met HUPHUP waarin ze kenbaar maken dat ze alle plichten naleven die voortkomen uit de AVG.
  • mijnVoordeel – Dit platform geeft je toegang tot tal van voordelen en kortingen zolang je klant bent bij HUPHUP. We gebruiken deze gegevens om je veilig toegang te geven tot dit platform, en periodiek ontvang je de laatste acties in de vorm van een nieuwsbrief. Wil je dit liever niet, dan kan je je eenvoudig uitschrijven uit deze mailing via de uitschrijflink in elke mail.  

Wil je in de toekomst geen communicatie meer van ons ontvangen? Dan kan je afmelden door een mail, met vermelding van naam en e-mailadres, te sturen naar: à privacy@HUPHUP.be. Wij doen onze uiterste best om jouw vraag zo snel mogelijk te verwerken!

Onder geen enkele voorwaarde zal HUPHUP deze persoonsgebonden gegevens met derden delen, tenzij we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Alle medewerkers krijgen hun opleiding een specifieke module over hoe HUPHUP omgaat met de beveiliging en privacy van persoonsgegevens.
Deze opleiding vervat volgende richtlijnen:

Het team van HUPHUP streeft naar

  • Alleen gegevens van onze leden die echt van belang is te registreren.
  • Niet over persoonlijke gegevens van andere leden te spreken.
  • Gegevens niet zichtbaar voor anderen te verwerken.
    We doen dit ondermeer door onze programma’s niet actief te laten op onze pc’s, we laten enkel aan jou je trainingsgegevens zien. Ook zorgen we ervoor dat alle communicatie met al onze programma’s op een veilige manier gebeurt.
  • Zo min mogelijk gegevens op te schrijven (memoblok, e-mail).
  • Bewust te zijn van de eventuele risico’s die verbonden zijn aan het niet zorgvuldig omspringen met persoonsgegevens.